Zwischen Kostendruck, Umsatzzielen und zunehmender Komplexität im Vertrieb rückt das Vertragsmanagement stärker in den Fokus von Getränkeherstellern und Brauereien. Digitale Systeme versprechen Effizienzgewinne und mehr Steuerbarkeit. Thorsten Bleifeld, Geschäftsführer der Crmfirst GmbH, Hattersheim am Main, beschreibt, wo Unternehmen Potenziale liegen lassen und warum organisatorische Fragen oft wichtiger sind als technische.
Getränke News: Heineken Deutschland arbeitet im Vertrieb mit Ihrem Vertragssystem. Wie kam es dazu?
Bleifeld: Das deutsche Vertriebsteam von Heineken suchte nach einer Softwarelösung, um die Effizienz im Vertrieb zu steigern. Die vorhandenen Werkzeuge reichten dafür nicht mehr aus.
Heineken verfügte zwar über ein leistungsfähiges Kalkulationstool, das die zugesicherten Leistungen in Hektoliterbelastungen umrechnen konnte. Das Gesamtsystem aus fragmentierten Komponenten – mit isolierter Datenhaltung und ohne übergreifenden Gesamtprozess – führte aber zu hohen Ineffizienzen durch Mehrfacheingaben; außerdem mangelnde Übersicht der Prozessschritte und Verantwortlichkeiten. Innerhalb einer Woche entwickelten wir einen Prototyp, kurz darauf fiel die Entscheidung für unser System.
Getränke News: Was kann Heineken damit konkret besser als vorher?
Bleifeld: Mit dem neuen Vertragssystem haben sich vor allem die Zeiten vom Ersttermin mit dem Kunden bis zum Vertragsabschluss verkürzt. Alle vertragsrelevanten Informationen, von Konditionen bis zu Leihgeräten, sind zentral gebündelt. Medienbrüche und Mehrfacheingaben entfallen. Zudem lassen sich Vertriebs- und Vertragsprozesse über Konfigurationen flexibel anpassen.
Getränke News: In Ihrer Unternehmenspräsentation heißt es, man sei im Branchenvergleich „ganz vorne“. Woran machen Sie diesen Vorsprung fest – an Geschwindigkeit, Transparenz, Fehlerquote oder Profitabilität?
Bleifeld: Die Rückmeldungen aus Gesprächen mit verschiedenen Unternehmen aus der Branche bestätigen, dass unsere Lösungen inhaltlich und technisch weit entwickelt sind. Auch komplexe Verträge lassen sich strukturiert abbilden, während die Auswirkungen einzelner Leistungen auf das Gesamtgeschäft jederzeit transparent bleiben. Das erleichtert die Vertriebssteuerung.
Beim Referenzkunden Heineken führte die Einführung laut Case Study zu einer Effektivitätssteigerung von über 100 Prozent; im Vergleich zum Vorjahreszeitraum wurden rund 2,5 Mal so viele Verträge abgeschlossen.
Getränke News: Wie ineffizient arbeiten Brauereien im Vertragsmanagement tatsächlich? Sprechen wir über Einzelfälle – oder über ein strukturelles Branchenproblem?
Bleifeld: Es handelt sich eher um ein strukturelles Thema. In vielen Unternehmen sind die Systeme historisch gewachsen und entsprechend fragmentiert. Es gibt leistungsfähige Einzellösungen, etwa Excel-basierte Planungstools, aber keinen durchgängigen Prozess- und Informationsfluss.
Daten werden mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen. Das erhöht die Fehlerquote, bindet Ressourcen und erschwert Transparenz im Vertragsmanagement.
Getränke News: Wo verlieren Unternehmen im Vertragsprozess am meisten Geld?
Bleifeld: Zum einen in ineffizienten Abläufen. Wenn Vertriebsmitarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, fehlt diese Zeit im Kundengeschäft. Um identische Umsatzziele zu erreichen, werden dann zusätzliche personelle Ressourcen benötigt.
Zum anderen entstehen Margenverluste durch mangelnde Transparenz bei Incentivierungen oder historisch gewachsene Vertragsbestandteile, die nicht hinterfragt werden. Ohne systematische Übersicht bleiben solche Positionen bestehen und wirken sich dauerhaft negativ auf das Ergebnis aus.
Getränke News: Viele IT-Projekte scheitern. Wie hoch ist die Quote gescheiterter Digitalisierungsprojekte in Ihrer Branche – und woran liegt es wirklich: Technik oder Kultur?
Bleifeld: 50 bis 75 Prozent aller IT-Projekte entsprechen nicht den Erwartungen der Auftraggeber. Unsere eigenen Projekte wurden erfolgreich umgesetzt, allerdings war es nicht immer leicht. Wenn Projekte scheitern, liegt das weniger an der Technik. Häufig beginnen Unternehmen erst während der Implementierung, ihre Prozesse grundlegend neu zu definieren. Unterschiedliche Erwartungshaltungen und unklare Anforderungen erschweren dann die Umsetzung.
Erschwerend kommt hinzu, dass Altfunktionalitäten oft unverändert übernommen werden sollen. Hinzu kommt, dass einige der am Markt verfügbaren Lösungen nur schlecht anpassbar sind, was zu hohen Implementierungsaufwänden führt.
Getränke News: Wenn eine mittelgroße Brauerei Ihr System einführt, wo sieht der Inhaber nach zwölf Monaten den Unterschied in der Bilanz?
Bleifeld: Nach zwölf Monaten sollte sich eine Ergebnisverbesserung abzeichnen; die Einführungskosten amortisieren sich erfahrungsgemäß in diesem Zeitraum. Die Effekte ergeben sich aus mehreren Faktoren: strukturiertere Vertriebsprozesse können den Absatz erhöhen, klar kalkulierte Konditionen verbessern die Marge. Hinzu kommen Effizienzgewinne in der Organisation. Wenn Prozesse schlanker werden, müssen Stellen nicht neu besetzt oder zusätzliche Kapazitäten aufgebaut werden. Das wirkt sich unmittelbar auf die Personalkosten und damit auf das Ergebnis aus.
Getränke News: Werden wir in fünf Jahren noch über digitale Vertragsprozesse sprechen, oder ist das dann so selbstverständlich wie eine digitale Buchhaltung?
Bleifeld: Das Thema wird bleiben. Zwar beschäftigen sich viele Unternehmen bereits damit, doch nicht alle setzen entsprechende Projekte konsequent um. In wirtschaftlich angespannten Phasen werden Digitalisierungsinvestitionen teilweise verschoben. Wer jedoch in Effizienz und Prozessoptimierung investiert, verbessert seine Wettbewerbsposition.
Gleichzeitig verändern sich Marktbedingungen und Vertriebsmodelle kontinuierlich. Digitale Vertragsprozesse müssen daher weiterentwickelt werden. Insofern dürfte das Thema nicht verschwinden, sondern sich weiter professionalisieren.
